ppt是什么軟件怎么用（ppt軟件使用方法）

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三分長相七分打扮

PPT：七分內容三分打扮

一、PPT課件優勢

1、應用PPT制作課件簡單易學；在Windows環境下，PowerPoint是創建演示文稿最方便的工具軟件，并且支持視頻和聲音，可在演示文稿的幻燈片中的插入表格、圖像、聲音、文本文件等多媒體信息。

2、用PowerPoint制作的課件費時較少；且在課堂應用中，用PowerPoint所制作的課件操作簡便、修改方便，課件的共享性強。

3、PowerPoint通過超級鏈接實現交互，具有一定的交互性，適合制作對動畫要求不高的演示課件。

二、PPT制作入門

1、新建幻燈片

我們可以通過下面三種方法，在當前演示文稿中添加新的幻燈片：

1）快捷鍵法。按“Ctrl+M”組合鍵

2）回車鍵法。在“普通視圖”下，將鼠標定在左側的窗格中，然后按下回車鍵（“Enter”）

3)命令法。執行“插入→新幻燈片”命令，也可以新增一張空白幻燈片。

2、設置幻燈片版式

單擊“格式”菜單－－－“幻燈片版式”。

在PowerPoint 2003窗口中會出現“幻燈片版式”任務窗格，其中文字版式、內容版式、文字和內容版式、其他版式等不同類別的版式，可以更具自己的要求來選擇不同的版式。

3、應用設計模板

選擇“格式”——“幻燈片設計”菜單項，則會在任務窗格中出現“幻燈片設計”窗格。

在幻燈片設計任務窗格中有一個應用設計模版列表框，在該列表框中包含系統中自帶的許多設計模板樣式。在所需的設計模板上單擊鼠標，則會將該模板應用于所有幻燈片。這樣整套演示文稿都應用了統一的設計模板。

4、幻燈片配色方案

如果對當前的配色方案不滿意，可以選擇其內置的配色方案來進行調整，并可以修改其背景顏色。

1）頁面單擊右鍵，彈出窗口中選擇“配色方案”選項，展開任務窗格。

2)選擇一種配色方案，然后按其右側的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中，根據需要應用即可。

3)如果需要修改其背景顏色可以這樣設置：執行“格式→背景”命令，打開“背景”對話框，設置一種顏色，確定返回即可。

5、插入文本框

通常情況下，在演示文稿的幻燈片中添加文本字符時，需要通過文本框來實現。

1)執行“插入→文本框→水平（垂直）”命令，然后在幻燈片中拖拉出一個文本框來。

2)將相應的字符輸入到文本框中。

3)設置好字體、字號和字符顏色等。

4)調整好文本框的大小，并將其定位在幻燈片的合適位置上即可。

注意：也可以用“繪圖”工具欄上的文本框按鈕來插入文本框，并輸入字符。在PPT中，可以給文本的文字設置各種屬性，如字體、字號、字形、顏色和陰影等，或者設置項目符號，使文本看起來更有條理、更整齊；給段落設置對齊方式、段落行距和間距，使文本看起來更錯落有致。

6、嵌入字體

當我們將制作好演示文稿復制到其他電腦中進行播放時，由于其他電腦沒有相應的字體，必然會影響文稿的演示效果。其實，我們可以將字體嵌入到演示文稿中帶走。

1) 執行“工具→選項”命令，打開“選項”對話框。

2)“保存”標簽中，選中“嵌入TrueType字體”選項，確定返回。

3)再保存一下演示文稿即可。

7、插入聲音

為演示文稿配上聲音，可以大大增強演示文稿的播放效果

1) 執行“插入→影片和聲音→文件中的聲音”命令，打開“插入聲音”對話框。

2)定位到需要插入聲音文件所在的文件夾，選中相應的聲音文件，然后按下“確定”按鈕。

注意：

演示文稿支持mp3、wma、wav、mid等格式聲音文件。

插入的聲音文件后，會在幻燈片中顯示出一個小喇叭圖片，在幻燈片放映時，通常會顯示在畫面了，為了不影響播放效果，通常將該圖標移到幻燈片邊緣處。

8、插入視頻

我們可以將視頻文件添加到演示文稿中，來增加演示文稿的播放效果。

1）執行“插入→影片和聲音→文件中的影片”命令，打開“插入影片”對話框。

2)定位到需要插入視頻文件所在的文件夾，選中相應的視頻文件，然后按下“確定”按鈕。

3)在隨后彈出的快捷菜單中，根據需要選擇“是”或“否”選項返回，即可將聲音文件插入到當前幻燈片中。

4)調整處視頻播放窗口的大小，將其定位在幻燈片的合適位置上即可。

注意：演示文稿支持avi、wmv、mpg等格式視頻文件。

9、插入其他演示文稿

如果在編輯某個演示文稿時，需要引用其他演示文稿中的部分幻燈片，可以通過下面的方法快速插入。

1)將光標定在需要插入的幻燈片前面。

2)執行“插入→幻燈片（從文件）”命令，打開“幻燈片搜索器”對話框。

3)單擊其中的“瀏覽”按鈕，打開“瀏覽”對話框，定位到被引用演示文稿所在的文件夾中，選中相應的演示文稿，確定返回。

4)選中需要引用的幻燈片，然后按下“插入”按鈕，再“關閉”退出即可。

10、插入批注

審查他人的演示文稿時，可以利用批注功能提出自己的修改意見。批注內容并不會在放映過程中顯示出來。

1)選中需要添加意見的幻燈片，執行“插入批注”命令，進入批注編輯狀態。

2)輸入批注內容。

3)當使用者將鼠標指向批注標識時，批注內容即刻顯示了出來。（批注內容不會在放映過程中顯示出來）

4)右擊批注標識，利用彈出的快捷菜單，可以對批注進行相應的編輯處理。

11、插入Excel表格

由于PPT的表格功能不太強，如果需要添加表格時，我們先在Excel中制作好，然后將其插入到幻燈片中。

1)執行“插入→對象”命令，打開“插入對象”對話框。

2)選中“由文件創建”選項，然后單擊“瀏覽”按鈕，定位到Excel表格文件所在的文件夾，選中相應的文件，單擊“確定”按鈕返回，即可將表格插入到幻燈片中

3)調整好表格的大小，并將其定位在合適位置上即可。

12、設置超鏈接跳轉

我們在PPT演示文稿的放映過程中，希望從某張幻燈片中快速切換到另外一張不連續的幻燈片中，可以通過“超級鏈接”來實現。超鏈接到其他文檔、程序、網頁上。

1)在幻燈片中，用文本框、圖形（片）制作一個“超級鏈接”按鈕，并添加相關的提示文本（如“陀螺旋”）。

2)選中相應的按鈕，執行“插入→超鏈接”命令，打開“插入超鏈接”對話框。

3)在左側“鏈接到”下面，選中“本文檔中的位置”選項，然后在右側選中需要鏈接的幻燈片，確定返回即可。

13、插入FLASH動畫

在制作PPT課件時，有時需要在課件中插入一些動畫，比如FLASH動畫。如何在PPT中插入動畫，這里將做仔細講解。

1)單擊視圖——工具欄——控件工具箱——其它控件，在探出的下拉列表中選擇“shockwave flash object”項。

2)此時鼠標會變成十字形，按下鼠標左鍵不放在幻燈片中拖出一個矩形框來，然后在矩形框上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“屬性”項。

3)此時會彈出“屬性”對話框，在對話框中單擊“movie”項，在其后的空白處輸入flash文件的路徑，然后關閉對話框，放映幻燈片即可察看效果。

14、設置動畫播放方式

如果一張幻燈片中的多個對象都設置了動畫，就需要確定其播放方式（是“自動播放”還是“手動播放”）。

注意：使用動畫播放的原則：樸實、有益于說明思路。

15、放映演示文稿

制作完成自己的演示文稿，一般說來遵循以下這幾個步驟：

第一步：設置放映方式

PPT演示文稿制作完成后，有的由演講者播放，有的讓觀眾自行播放，這需要通過設置幻燈片放映方式進行控制。

1）執行“幻燈片放映→設置放映方式”命令，打開“設置放映方式”對話框。

2) 選擇一種“放映類型”（如“觀眾自行瀏覽”），確定“放映幻燈片”范圍（如第3至第8張），設置好“放映選項”（如“自動放映，按ESC鍵終止”。

3) 再根據需要設置好其它選項，確定退即可。

第二步：插入動作按鈕

動作按鈕是一個現成的按鈕，可將其插入到演示文稿中，也可以為其定義超鏈接。動作按鈕包含形狀（如右箭頭和左箭頭）以及通常被理解為用于轉到下一張、上一張、第一張和最后一張幻燈片和用于播放影片或聲音的符號。

執行“幻燈片放映→動作按鈕”命令，選擇需要的按鈕進行設置。

第三步：自定義動畫

自定義動畫的設置，對于放映演示文稿起到了相當大的作用，它能讓演示文稿放映時更加富有動感。

1)選擇“幻燈片放映”——”自定義動畫”菜單項，打開“自定義動畫”任務窗格。

2)選中要添加動畫的對象，在“自定義動畫”任務窗格中單擊“添加效果”按鈕，打開動畫效果下拉菜單。在其中選擇所需的動畫效果。

注意：在“自定義動畫”任務窗格中給選定對象添加了動畫后，該對象的旁邊就會出現一個帶有數字的灰的矩形標志。

3)設置項目動畫的屬性

添加完動畫后，在“自定義動畫”任務窗格中會出現“開始”、“方向”、“速度”三個下拉列表框，在這三個下拉列表框中可以對動畫開始播放的時間、方向以及速度進行設置。

4)更改動畫效果

在“動畫效果”列表框中選中要更改的動畫效果，“添加動畫”按鈕此時變為“更改”按鈕，單擊該按鈕。打開下拉菜單，可對動畫效果進行更改。

第四步：切換設置

幻燈片切換就是給每張幻燈片的切換增加動畫效果。

1)選擇“幻燈片放映”——“幻燈片切換”菜單項，打開“幻燈片切換”任務窗格。

第五步：觀看放映

演示PowerPoint文稿的方法很簡單，單擊“幻燈片放映”菜單中的“觀看放映”菜單，或是點擊工具欄中的圖標，都可以演示當前文稿。

第六步：排練計時

值得振奮人心的是，PowerPoint 2003為我們提供了這么一種練習控制演講時間的功能，相信它對您演講的成功會非常有幫助。

第七步：完成制作

排練完成后，統計出幻燈片的總共放映時間，演示文稿的制作就告一段落了。

16、演示文稿打包

PPT打包有兩種方法：

1)打包：

–選擇“文件”菜單中的“打包成CD”

–點擊“復制到文件夾”按鈕

–輸入自己的名稱，找到保存位置，確定。

2)自建文件夾：

–將PPT文檔和媒體文件放在同一文件夾中

–必須保證媒體文件不能放在子文件夾中

優缺點：

1) 打包：優點是簡單易用，缺點是當使用flash動畫時無法打包。

2)自建：優點是能夠適用各種情況，缺點是媒體文件混亂。

三、PPT的一些小技巧

1、幻燈片放映技巧

1)在幻燈片放映過程中，如果要中止放映，請按下Esc鍵。

2)如果想暫時隱藏幻燈片內容，可按下“B”或“.”鍵使屏幕全黑，也可以按“W”或“,”鍵使屏幕全變白，按Esc退出全黑或全白狀態。

3)放映幻燈片時，其左下角會有四個透明的按鈕，單擊其中左、右方向的箭頭按鈕可查看下一張幻燈片或返回前面的幻燈片；單擊其中的鉛筆圖標(快捷鍵為Ctrl＋P)，還可以像在黑板上一樣在當前放映的幻燈片上寫寫畫畫，即所謂的幻燈片“注釋”。退出幻燈演示時，PowerPoint會提示是否保留這些注釋。

2、幻燈片打印技巧

我們想把幻燈片打印出來校對一下其中的文字，但是，一張紙只打印出一幅幻燈片，太浪費了，如何設置讓一張打印多幅呢？

1)執行“文件→打印”命令，打開“打印”對話框，將“打印內容”設置為“講義”，然后再設置一下其他參數，確定打印即可。

注意：

如果選中“顏色/灰度”下面的“灰度”選項，打印時可以節省墨水。

如果經常要進行上述打印，將其設置為默認的打印方式：執行“工具→選項”命令，打開“選項”對話框，切換到“打印”標簽下，選中“使用下列打印設置”選項，然后設置好下面的相關選項，確定返回即可。

3、用網格線定位對象

當我們在PPT幻燈片中添加了多個對象后，可以通過網格線來精確定位對象的位置：

1)執行“視圖→網格和參考線”命令，打開“網格和參考線”對話框。

2)單擊“間距”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選擇一種網格樣式（如“每厘米8個網格”），再選中“屏幕上顯示網格”選項，確定返回即可。

3)有了網格線，就可以輕松定位對象位置了。

4、提取文稿中的圖片

如果我們需要將某個PPT演示文稿中的圖片單獨提取出來，只要將其另存為網頁格式即可。

1) 啟動PowerPoint，打開相應的演示文稿文檔。

2)執行“文件→另存為網頁”命令，打開“另存為網頁”對話框。

3)將“保存類型”設置為“網頁（*.htm*.html）” ，然后取名（如tp）保存返回。

4)我們在上述網頁文件保存的文件夾中，會找到一個名這“tp.files”的文件夾，其中單獨保存了演示文稿中的所有圖片。

四、學用PowerPoint快捷鍵

作為演示用途的軟件，PowerPoint以其易于編輯制作和修改，支持媒體格式豐富以及演示方便等諸多優點受到用戶的好評。但在實際應用PowerPoint過程中我們可能會碰到這樣或那樣的問題，比如用戶在演示比較復雜的幻燈片時，由于一張幻燈片中的對象較多，操作失誤，多點了一下鼠標……其實使用幻燈片放映控制快捷鍵更容易避免。所以作為一名PowerPoint的用戶，掌握這些快捷鍵，可以更為有效、方便地應用這一演示軟件。