01

PPT是一項實用技能，但也要理性看待

每次打開朋友圈，都會看到琳瑯滿目的關于售賣PPT模板的信息，以及教授制作PPT的課程。不可否認，PPT確實是職場最常用且有效的方案展示工具之一。

前段時間，在家看書，忽然有一個陌生人加我好友。

本著禮貌且好奇的心態，通過了他的好友申請，并回復了一句“你好”。

對方也很禮貌，很快回復“你好”。

當我正在輸入下一段文字的時候，對方發過來一段很長的文案：

你知道PPT在職場中到底有多重要嗎？

你知道有人已經靠PPT實現了年薪百萬嗎？

優秀的PPT能給你帶來更多機會，幫你快速實現職場逆襲；

優秀的PPT能讓你的方案快速過審，讓領導眼前一亮；

優秀的PPT能讓你在職場中快速崛起，走向巔峰；

心動不如行動，現在報名，即刻享受八折優惠。

入職場也有十年，大大小小的PPT也做過近百個，非常明白PPT技能是職場的必備硬核技能，是職場的必需品。掌握好PPT的制作和展示技巧，確實可以對職場之路有很大的幫助。

但，我認為職場人要理性的看待PPT的制作及使用，它既不是萬能鑰匙，也不是靈丹妙藥，只是一個展示的工具，還只是工具之一。

凡事要掌握一個度，不要過度。

在最近的工作中，我發現，用好Word，同樣可以讓你脫穎而出。

02

區區兩頁Word，高度整合22頁PPT內容，領導既驚訝又驚喜

6月初，公司市場業務要開始籌劃如火如荼的夏季戰役，這場戰役對于公司在行業內的市場占有率，以及在消費者心目中的品牌形象，都有著非常重要的意義。

作為后線運營團隊，我們肩負著整個戰役方案的策劃、干系人的管理、里程碑節點的推進，以及戰役文化的打造。

基于我牽頭負責過去年的冬季戰役，領導安排我作為運營負責人，起草本次夏季戰役的策劃方案。

如果放在以前，我肯定會找出往期的PPT方案，進行適度修改和調整，快速交付。這樣做，效率高且能保證質量。但我沒有選擇路徑依賴。

什么是路徑依賴？

“路徑依賴”一詞，是由著名經濟學家道格拉斯·諾斯在《經濟史中的結構與變遷》提出，用來解釋社會經濟發展的一個概念，現在也普遍指一個人當遇到類似的問題時，會習慣性的選擇自己曾經經歷過、使用過的解決方法，也就是經驗依賴。

通過對夏季戰役背景以及各項信息的梳理，我決定本次方案使用Word文本進行整理，且要將去年冬季戰役20頁PPT的內容，高度凝練的展示在2頁Word頁面上。

為什么要選擇Word？

不可否認，PPT在“視覺輔助”功能上無懈可擊，可以通過圖形、圖片、圖標的運用，讓內容更加形象豐滿，但PPT也有一個明顯的問題，就是容易造成“信息臃腫”，無法更清晰直觀的體現出全局的邏輯。

而簡單的Word，由于去掉了很多輔助信息，變得表達更加凝練，邏輯更加清晰，讓人一目了然。

對于我的決定，團隊小伙伴都有些不淡定了：

有的說“咱公司一直習慣用PPT展示方案，這次改為Word風險太大”；

有的說“Word內容展示干癟，不如PPT色彩豐富，內容靈活，你要三思啊”。

我明白，他們的擔心也都是為我好，但這次的方案我們要摒棄以往的思維，采用更加能體現關鍵點，展示項目邏輯的工具。

通過為期一周的Word整理和優化，方案逐漸從框架變成了豐滿的文案，內容大致包括項目背景、項目目標、運營規則、品牌宣傳、文化打造、干系人職責以及注意事項等。

上周四，當我的方案呈現的時候，領導先是驚訝，后是驚喜。

因為通過“區區兩頁紙”，就把項目方案要體現的所有的要素都完美展現出來，并且邏輯清晰、表達連貫。

基于本次項目匯報的出彩，我愈發感覺到結構清晰、邏輯合理、表達簡練的Word，同樣可以幫助我們提升職場價值。

03

頂級咨詢公司教你2種實用的Word呈現思考框架

知名作家西村克己在《邏輯思考力》一書中講到：“邏輯思考力，就是建立邏輯思維來對問題分析的能力。如果大腦中總是一片混亂，各種想法得不到整理，那么就不可能進行邏輯思考和展現?！?/p>

正如這句話的意思，Word方案的整理、內容的呈現也是一個邏輯思考的過程，需要借助一些行之有效的框架來幫助我們提升效率。常用的Word呈現思考框架有：

《聰明人用方格筆記本》

框架一：埃森哲公司的“Point Seat”（點位控制）

很多國際知名咨詢公司常用的“三分法”方案邏輯思考方式，又被稱為“黃金三分法”，其中埃森哲公司所慣用的“Point Seat”（點位控制），就屬于“黃金三分法”中的一種。

什么是“黃金三分法”？

就是在做Word方案思考的時候，將一頁A4紙劃分為三塊，每一塊都有相對確定的使用指引和目的。

如上圖左側所示，埃森哲公司的“Point Seat”思考框架，分為題目、（Point ）重點、Action（行動）三部分。

題目，就是本次項目或者行動計劃的一個提綱挈領的標題；

重點，就是項目或者行動計劃的要點、或者重要注意事項；

行動，就是基于對要點和注意事項的整理，所要采取的行動。

舉上文中夏季戰役方案策劃的例子，運用“Point Seat”框架，我會這樣構思：

題目：《關于XX業務夏季戰役方案策劃的前置思考》

重點1：更加有針對性的組織夏季戰役，摸清本次夏季戰役的目的和重點策略；

重點2：基于去年冬季戰役團隊協同之間的BUG（缺陷），調整團隊協同機制；

重點3：文化作為戰役重要的組成部分，本次將文化品牌打造列為重點之一。

行動1：項目立項，組織相關部門主要負責人對本次戰役進行集中研討，明確目標和重點策略，并采用“頭腦風暴”的形式進行方案排雷；

行動2：基于以往團隊協作存在的問題，組織相關人員進行協作機制的梳理，主要流程包括問題共識、解決方案制定、方案校準、方案共識等主要步驟；

行動3：前置建立戰役文化品牌，設計專屬視覺VI、LOGO、slogan等，指定專人進行文化品牌打造和宣傳。

框架二：麥肯錫公司的“空·雨·傘”

“空·雨·傘”框架，也屬于“黃金三分法”框架中的一種，是目前在麥肯錫公司較為常用的思考框架。

空，代表對現在的狀況、情況的認知，客觀陳述；

雨，代表對此狀況的解釋與說明；

傘，代表依據該解釋所要采取的TODO（行動）

舉例，針對夏季戰役總文化品牌的打造，運用“空·雨·傘”框架，我會這樣呈現：

空：從2016年至今，XX業務部門文化相對缺失，主要表現在對于團隊缺乏激勵、毫無文化品牌意識、對于戰役結果的運用不到位；

雨：造成上述情況的主要原因有：

①業務一直處于跑馬圈地、快速擴張期，文化建設相對滯后；

②沒有專人設計文化激勵方案和策劃品牌建設；

傘：基于造成目前現狀的原因，將會采取的行動有：

①在后線運營團隊內指定專人策劃文化激勵方案，設計文化品牌和具體實施；

②借助本次夏季戰役，將XX業務部的文化一并宣導貫徹，讓員工體會到溫度，且有參與感。

無論是埃森哲公司的“Point Seat”（點位控制），還是麥肯錫公司的“空·雨·傘”，都是遵循了“黃金三分法”，旨在通過對于目標或者現狀作出重點識別和說明，并最終落腳到行動方案上來。

著名思想家威·赫茲里特曾經說過：“偉大的思想只有付諸行動才能成為壯舉?！?/p>

因為只有行動，我們所學的Word思考框架才會展現出價值，才能真正幫助我們提升職場價值。在我們行動起來，去整理一份Word方案時，是否有技巧可用呢？答案是肯定的。

04

提升Word方案價值的3個技巧，讓你的方案脫穎而出

技巧1：讀者視角，Don’t Make Me Think（不要讓我思考）

我們寫一個方案不是為了自嗨，是為了能夠讓領導讀懂、理解，且能最終產生結果。如果你的方案洋洋灑灑數千字，領導看了一臉懵，完全看不懂，你自己白忙活不說，方案也沒有絲毫價值。

所以，寫Word方案的第一技巧，也是第一原則，就是要讓別人看懂。

怎么做，才能“讀者視角”？

①寫別人看得懂的話

比如我一個同事小彰，在給職能部門出具一個報表，該部門同事普遍反饋有一個“5PP”的數據不理解，完全不知道是什么意思。

小彰接到這個反饋也很懵，反復看了很多遍都沒有問題。

原來小彰把業務慣用的概念，直接搬到了職能部門的方案里，5PP就是5%的意思。他沒有想職能部門對于“百分之”的理解是“%”符號，而不是“PP”。

這種情況就是沒有站在讀者視角上來寫方案。

②語言簡練，能用一頁講明白，絕不用兩頁

互聯網公司的報告方案，非常講究邏輯和語言表達，尤其表達上不能“信息冗余”。

什么是“信息冗余”？

就是在表達上加入了過多的修飾語，或者其他不相關的信息，導致變得臃腫、冗余。

這種“信息冗余”會增大讀者抓住重點的困難，導致閱讀興趣降低。所以，語言一定要簡練，能用一頁講明白的，絕不用第二頁。

比如這么一句話：

“在部門領導的帶領下，在相關部門的協同組織下，去年的冬季戰役取得了讓人為之興奮的戰績，這種戰績是屬于我們整個團隊的榮譽，對于我們有極大的影響?！?/p>

直接簡練為：

“在領導及相關部門的共同努力下，去年冬季戰役戰績卓越，鼓舞人心，主要的積極影響有1…2…3…”

去掉冗余，簡練、簡練、再簡練。

技巧2：遵循“金字塔原理”，結論先行，有序表達

“金字塔原理”，是在思考、寫作、方案呈現等諸多方面均被廣泛采用的一種“總分”邏輯框架。遵循這一原理，可以有效的進行結論的表達、論據的呈現以及更加細節數據和案例的展示。

怎么做，才能更好的做到結論先行，有序表達？

①強化“總分總”思維

“總分總”思維，是方案呈現的黃金思維，無論是做PPT，還是寫Word都適用。

總，是進行總的介紹，包括項目背景、目標和大的方案框架的設置，起到提綱挈領的作用；

分，是對于內容細節的展開，其中每一部分的細節，又遵循“總分”原則，層層嵌套；

總，是對于整個方案的總結，將重點簡單概括，起到收尾和畫龍點睛的作用。

比如，別人寫方案第一頁是封皮，第二頁是目錄。而我寫方案，第一頁是封皮，第二頁是整個方案的全景圖，通過全景圖可以讓讀者一目了然整個方案的框架和主要內容。

什么是全景圖？

全景圖，就是通過極其概括的語言和邏輯框架，將整個方案的邏輯與內容高度凝練的一張圖。

②執行“結論先行–理由陳述–論據列舉–概括總結”流程

嚴格執行這個流程，可以保證在呈現的時候具有邏輯主線，讓讀者看起來更加清晰。

結論先行，將方案的總的目標、要達成的結果或者要采取的行動，通過一句或者一段文字進行概括表達；

理由陳述，基于對現狀的理解和原因的剖析，一一展示方案制定的理由；

論據列舉，論據可以是量化的數據，也可以是具體的案例；

概括總結，在方案的最后，對于整個方案整體的實施計劃進行再次總結。

提示：在進行方案整理的時候，如果理由或者論據是多項，一定要分條寫。

技巧3：“5W2H”，檢查信息是否遺漏

在方案的整理過程中，以及后期的方案校對中，運用“5W2H”對方案進行信息檢查，以免有遺落。

“5W2H”=What、Why、When、Who、Where、How、How much，該如何去運用呢？

①用What，檢查“目的的陳述”和“要去做什么”，比如夏季戰役方案的目標是什么、要去做什么；

②用Why，檢查“目的的邏輯”，即做這個方案的合理性，是否具有十足的說服力；

③用When，檢查方案實施的里程碑時間點，以及項目交付的重要時間點；

④用Who，檢查方案中的干系人，或者相關部門是否齊全，避免項目干系人的遺漏；

⑤用Where，檢查方案實施的場景，比如預算花在哪里，關系人在什么場景下做事；

⑥用How，檢查方案中的實施方法是否可行，明確怎么做；

⑦用How much，檢查成本和預算，明確具體的成本與支出。

對于這一步的檢查，概括成一句話：

基于怎樣合理（why）的目的（what），什么人（who）在什么時間（when）什么地點/場景（where），通過怎樣的方式（how），借助怎樣的資源（how much）做去什么事（what）。

牢記這句通俗易懂的話，就可以有效的通過“5W2H”對你的Word方案進行檢查了。

05

基于邏輯思考的Word呈現，讓我們價值倍增

Word慣用的白底黑字，正是它的魅力所在，簡單、明了、凝練、聚焦。

PPT是高端，但Word一點也不low，而是非?？简炦壿嬎伎寄芰Φ囊环N呈現方式。

通過國際頂級咨詢公司的思考框架，加上行之有效呈現技巧，你的Word也可以熠熠生輝。

著名文學巨匠梭羅在《梭羅文集》中寫到：“物質是不變的，而在變化的是我們?！?/p>

是啊，PPT也好，Word也好，都只是工具，它們是沒有生命且不會變化的，變化的是我們本身，是我們的思維。

換一種思維，換一個角度，通過Word，同樣可以脫穎而出，看到不一樣的風景。