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  • excel批量轉化為數字的方法(如何批量轉換成數字格式)


    問題:大量數據中有一些數據是文本格式,導致數據匯總不準確。


    分析:在工作中對數據進行統計分析時會出現這種情況。在工作中經常會采用Excel進行數據統計分析,會對數據的一列進行求和,但是總是會出現,求和數和人工算出的數據不一樣,是什么原因呢?

    結論:是由于表格在制作和寫入的過程中,數據不純導致的,而數據求和只是針對“數字”(常規等可以加減的數據都可以)格式,當數據以文本形式顯示時,就不是“數字”形式,而是文本形式了,就不能進行求和計算。

    舉例說明:如下圖所示的情況,在Excel中求和算出來的金額是8800,但是實際的金額應該是11000,導致出現偏差的原因就是發放金額中有4個人的發放金額是文本格式,不能進行加減計算。

    批量將文本格式的數據轉化為數字或常規形式

    圖一

    下面講解如何解決:

    首先,將這一列數據選中,選中“數據”–“分列”,會彈出如下文本框,

    批量將文本格式的數據轉化為數字或常規形式

    圖二

    彈出文本框之后,根據自己的需要進行選擇,對于數據這種情況,沒有需要分割的,就直接點擊下一步,一直到結束。操作完成之后,就會全部是常規格式,常規格式就是默認格式,就會變成數據格式。如下圖:

    批量將文本格式的數據轉化為數字或常規形式

    圖三

    這樣,再次對發放金額欄進行求和,就會是正確的數據了。每次對這種大批量的數據進行操作時,就會正確的進行統計分析了。


    是不是覺得超簡單呢


    那分列還能實現哪些常用的功能呢?

    小編就工作中經常遇見的一種情況和大家分享!

    用法一:可以快速截取數據中的某一段,或將一個超長文本變成幾段比較短的需要的形式。

    在工作中會遇到一種情況,就是需要提取一列中的數據中的前幾位,比如在下面(圖四)中省份一列,我們想要單獨提取省份而不需要其他市、區等信息,可以用公式實現,但是如何才能更簡便呢?

    批量將文本格式的數據轉化為數字或常規形式

    圖四

    下面通過分列功能來實現:

    批量將文本格式的數據轉化為數字或常規形式

    圖五

    選中需要分列的字后面,點擊下一步。

    批量將文本格式的數據轉化為數字或常規形式

    圖六

    選擇你需要的文本格式,

    批量將文本格式的數據轉化為數字或常規形式

    圖七

    然后選中剩下的文本再進行編輯,

    批量將文本格式的數據轉化為數字或常規形式

    圖八

    分成幾段就依次對數據進行操作,如果不需要,就可以如圖八所示,選擇不導入此列。到此完成操作。

    用法二,對身份證號碼進行操作,把日期摘出來進行其他操作。

    批量將文本格式的數據轉化為數字或常規形式

    圖九

    身份證號碼的第7位開始后面依次代表年月和日,倒數第二位代表性別。有時候需要通過身份證信息來提取信息,增加數據準確性和純度。也可以采用分列法快速實現。

    批量將文本格式的數據轉化為數字或常規形式

    圖十

    將日期欄選出來,以日期格式,點擊完成。如果要展為日期的格式,只需對其數字格式進行編輯就行了。

    批量將文本格式的數據轉化為數字或常規形式

    圖十一

    批量將文本格式的數據轉化為數字或常規形式

    圖十二

    采用同樣的方法可以將代表性別的數據篩選出來。


    注意事項:

    (1)在進行分列的操作中,原始數據欄要注意保存,分列出來的數據要占用當前一欄。

    (2)如果一個字符串要分列出來多個字符串,那么也要相應的插入要分列成幾欄的空白列,以保證后面的數據不被占用而丟失原始數據。

    (3)只需要對要處理的數據選中操作即可,不必對表頭等其它信息進行選中,一是分列不支持對合并的單元格進行操作,二是表頭如果被選中也會進行操作,增加時間成本。

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