如何制作報表進行數據分析（文員必學的基本知識）

在工作中，經常會制作并填寫各種報表（如下圖），然后對數據進行統計匯總。

例如：要對公司員工的個人信息統計，填寫：哪個部門、什么學歷、職稱等等。通常我們都是選中該單元格輸入內容，或者復制之前填寫好的項目，這樣不僅工作效率低下，而且會給后期匯總數據造也不必要的麻煩。

在此，我們只需要利用EXCEL中的數據驗證（數所的有效性）制作下拉菜單（列表），然后用鼠標點選，就不需要自行輸入，如下圖所示：

下面，我們就給大家講一下在EXCEL中制作下拉菜單的方法。

一級下拉菜單:

操作步驟：

1先準備好需要點選的部門項目?；驅?區域命名為部門序。如圖所示：

2選中要設置的區域 G2:G20 選擇“數據”選項卡數據工具 選項卡數據驗證 （OFFICE 2013以下的版本為 數據有效性）. 如圖所示：

3 點”設置”在“允許”選項內選“序列”在 “來源”處輸入，方法有3種。如圖所示：

多級下拉菜單:

操作步驟：

1先準備好需要點選內容。如圖所示：

2分別為每一級別命名。

方法：選中每一級別在名稱框內輸入相應的名稱。如圖所示：

最終效果如圖所示：

3 一級下拉菜單 前面已講解，這就不再贅述。

在此，講一下二級下拉菜單的制作。

選中要設置的區域數據數據驗證

點”設置”在“允許”選項內選“序列”在 “來源”處輸入 =INDIRECT(K2)

4 同理，可以制作出三級下拉菜單。

以上方法，希望對您在辦公中有所幫助和提升。聽了下拉菜單的制作，您學會了嗎？請期待下一期的精彩分享吧！

教師簡介

付老師

上海非凡進修學院資深辦公Office培訓講師；多次為企業、集團培訓辦公Office軟件，獲高度評價；浦東軟件園外聘辦公Office講師；獲取 國家教育部電教辦計算機教育培訓的計算機應用類工程師獲取「國際權威職業化辦公認證」-Microsoft Office Specialist認證；